פרוטוקול מספר 4 - מפגש הכנה לאסיפה כללית מיום 17/5/10
הפגישה נערכה ב"קפה הגבעה" בגבעת השלושה ביום שני ה– 17/5/2010.
בפגישה נכחו: גיאל בן דויד, מייקי אליאס, יונתן ורונסקי, עו"ד טל ניצן, אסף אפל והדר חדד.
הנושאים שהועלו בפגישה הם:
1. תפקידים בעמותה
כינון תפקידים קבועים בעמותה. המצב הנוכחי אינו מאפשר קבלת החלטות מסודרת. כל אחד פועל על פי רצונו. יש צורך בקביעת התפקידים, בהצגת מועמדות ובקיום בחירות. הוחלט כי יוקם ועד, שימנה שבעה חברים, מתוכם בעלי תפקידים. הועד יהווה את מנהלת העמותה. הוחלט כי יש לקבוע מספר תפקידי חובה. כלהל"ן:
א יו"ר העמותה- תפקידיו של היו"ר יהיו:
* אחריות על תפעול אנשי הועד ובעלי התפקידים השונים ועל הקשר בניהם.
* ריכוז פעילות הצוותים השונים.
* ניהול ישיבות ואסיפות כלליות.
מעבר לכך תהיה סמכות היו"ר זהה לסמכות שאר בעלי התפקידים וללא זכויות שונות מהם.
ב מזכיר העמותה - תפקידיו של המזכיר יהיו:
* רישום פרוטוקולי הישיבות.
* אחריות על נוכחות החברים באסיפות.
* שליטה בדואר העמותה.
* אחריות על ניוזלטר באתר העמותה.
* בעל טלפון זמין לפניות הציבור.
* מעקב אחרי תקופת החברות של חברי העמותה וחידושה.
ג גזבר העמותה – תפקידיו של הגזבר יהיו:
* שליטה בחשבון הבנק.
* מורשה חתימה בחשבון.
* אחריות על ההתנהלות הכלכלית של העמותה.
* גביית כספים ומעקב אחר תשלומים.
* ריכוז חשבוניות.
ד דובר העמותה – תפקידיו של הדובר יהיו:
* אחריות על יחסי הציבור של העמותה.
* ייצוג העמותה במדיה על כל רבדיה (עיתונות, טלוויזיה, רדיו, אינטרנט וכדומה).
בנוסף לתפקידי החובה, יהיו בוועד שלושה חברים נוספים שהם בעלי זכות הצבעה וקבלת החלטות. אחד מהם ישמש מורשה חתימה נוסף בחשבון הבנק (בנוסף לגזבר).
פרט לחברי הועד ובעלי התפקידים, יהיו שני חברי ועדת ביקורת שאינם חברי ועד. חברי ועדת הביקורת לא יוכלו לקחת חלק בהצבעות מנהלת העמותה ותפקידם יהיה זהה לזה שהגדיר רשם העמותות.
כל התפקידים יבחרו באסיפה הכללית.
על מנת להגיש מועמדות לתפקיד, להיבחר לתפקיד, להיות חבר מנהלת העמותה או חבר ועדת ביקורת, על המועמד להיות חבר רשום בעל ותק של שנה לפחות בעמותה (הגבלה זו לא תחול בשנת הפעילות הראשונה של העמותה).
הבחירות שיתבצעו יהיו גלויות ובהרמת יד.
מינוי התפקידים הינו לשנה או עד לבחירה מחדש של בעלי תפקידים במסגרת אסיפה כללית.
בעלי התפקידים יבצעו את תפקידם בהתנדבות וללא שכר משום סוג.
כל החלטות העמותה במהלך השנה יתקבלו ע"י שבעת בעלי התפקידים.
בנוסף לתפקידים הרשמיים, יוקמו מספר צוותים שיקבלו את המנדט לפעול ולארגן פעילויות שונות ללא צורך בנוכחות כל אנשי המנהלת וללא התניה בחברות בוועד. פעילויות שבגינן יתכן צורך בהקמת צוות ייעודי מסוג זה הן: תערוכות, ימי עיון, כנסים, טיולים וכדומה. כמו כן, יתכן צורך בצוות או אדם שיהיו אחראים לקשר שוטף מול רשות הטבע והגנים.
צוותים אלו יהיו כפופים ליו"ר.
2. תקנון העמותה
תקנון העמותה מבוסס על תקנון מצוי. ישנו צורך להוסיף ולשנות סעיפים רלוונטיים.
ישנו צורך בגיבוש קוד אתי עליו יחתמו כל בעלי התפקידים, יתכן צורך בהכנסת סעיפים דומים לתקנון עצמו. יש לבדוק הוספת סעיפים אלו גם לטופסי ההרשמה לעמותה.
הסעיפים החשובים שיש לבדוק האם להוסיף:
• לא יכהן כבעל תפקיד במנהלת העמותה מי שהורשע בפסק דין סופי בעבירות על פי חוק העונשין תשל"ז – 1977 אשר מצויות בפרקים העוסקים ב:
פרק ז' - פגיעות בבטחון המדינה, יחסי חוץ וסודות רשמיים
פרק ח' - פגיעות בסדרי המשטר והחברה
פרק ט' - פגיעות בסדרי השלטון והמשפט
פרק י' - פגיעות בגוף
פרק יא' - פגיעות ברכוש
פרק יב' - זיוף כספים ובולים
• לא יכהן כבעל תפקיד במנהלת העמותה מי שהורשע בפסק דין סופי בעבירות על חוקי חיות הבר ובכללם התעללות בבעלי חיים וסחר בלתי חוקי בבעלי חיים.
• סעיף נוסף שיש לשלב בתקנון בענין חברות בעמותה: חבר עמותה שלא חידש את חברותו בעמותה – תוקף חברותו יפוג בפועל כחודש מיום פקיעת תוקף חברותו המקורי.
3. אתר העמותה
יש צורך בגישה (אדמיניסטרטיבית) לאתר העמותה ולתכניו על ידי אדם נוסף פרט לבן.
ההמלצה היא לאפשר למזכיר העמותה להיות הנגיש הנוסף. (בדגש על שליטה במיילים נכנסים והפצת ניוזלטר).
עלה צורך לביצוע שינויים מידיים באתר. לא נעשו שינויים באתר מאז התערוכה והתכנים אינם רלוונטיים.
יש לשמור על האתר נקי וניטראלי ככל שניתן, ללא פרסומים, באנרים וקישורים מיותרים.
ישנו צורך מיידי בהקמת פורום באתר העמותה על מנת לקדמה ולטובת מענה מיידי למתעניינים.
4. הרשמה לעמותה באמצעות כרטיס אשראי
קיבלנו הצעה לאפשר רישום לעמותה דרך אתר האינטרנט באמצעות כרטיס אשראי.
אם מתעלמים מעלות ההקמה וההטבה, הרי שהעלות לעסקה תעמוד על כ- 4 ₪ בגין כל חבר. יש להחליט אם הנוחות הטמונה בכך והרצינות שתהליך רישום זה משדר, כדאית נוכח העלות. אם מחליטים שכדאי, יש לפעול מיידית ליישום.
5. הטבות ויצירת עניין
איסוף הטבות מחנויות ובעלי עסקים לטובת חברי העמותה על מנת לייצר עניין בהרשמה לעמותה.
6. סיור הכרות
עלה רצון להוציא לפועל סיור יום בשטח שיודרך על ידי רפי יפרח (ללא תשלום). הסיור יהיה סיור הכרות ראשוני שמטרתו גיבוש חברי העמותה הקיימים ויצירת תחושת תחילת פעילות בעמותה.
דובר על סיור באזור נחל אלכסנדר ותיבחן אפשרות למפגש הדרכה במרכז ההצלה לצבי ים במכמורת.
יש לבחון: האם הסיור יהיה פתוח ולא רק לחברי העמותה? מה תהיה מגבלת הגילאים? האם להחתים את המשתתפים על אי איסוף בעלי חיים ואי פגיעה בחי ובצומח? במקרה של קטינים – האם לחייב את ההורים להגיע לנקודת הכינוס? האם להחתים הורים על אישור השתתפות? כיצד מוודאים שהחתימה מקורית?
האם ניתן להחתים את כל המשתתפים על טופס אחריות אישית לסיור על מנת להסיר אחריות מן העמותה ולחסוך את עלויות הביטוח?
7. משימות ואחריות
* בחינת עלויות הוצאת כרטיס חבר – גיאל
* פתיחת חשבון בנק ומעקב אחרי כספים ושמות נרשמים – גיאל
* תיאום ליום הסיור: אבטחה, חובש, תיאום מול הרט"ג – הדר
* ביטוח לסיור – גיאל
* איסוף הטבות לחברי עמותה – מייקי
הפגישה נערכה ב"קפה הגבעה" בגבעת השלושה ביום שני ה– 17/5/2010.
בפגישה נכחו: גיאל בן דויד, מייקי אליאס, יונתן ורונסקי, עו"ד טל ניצן, אסף אפל והדר חדד.
הנושאים שהועלו בפגישה הם:
1. תפקידים בעמותה
כינון תפקידים קבועים בעמותה. המצב הנוכחי אינו מאפשר קבלת החלטות מסודרת. כל אחד פועל על פי רצונו. יש צורך בקביעת התפקידים, בהצגת מועמדות ובקיום בחירות. הוחלט כי יוקם ועד, שימנה שבעה חברים, מתוכם בעלי תפקידים. הועד יהווה את מנהלת העמותה. הוחלט כי יש לקבוע מספר תפקידי חובה. כלהל"ן:
א יו"ר העמותה- תפקידיו של היו"ר יהיו:
* אחריות על תפעול אנשי הועד ובעלי התפקידים השונים ועל הקשר בניהם.
* ריכוז פעילות הצוותים השונים.
* ניהול ישיבות ואסיפות כלליות.
מעבר לכך תהיה סמכות היו"ר זהה לסמכות שאר בעלי התפקידים וללא זכויות שונות מהם.
ב מזכיר העמותה - תפקידיו של המזכיר יהיו:
* רישום פרוטוקולי הישיבות.
* אחריות על נוכחות החברים באסיפות.
* שליטה בדואר העמותה.
* אחריות על ניוזלטר באתר העמותה.
* בעל טלפון זמין לפניות הציבור.
* מעקב אחרי תקופת החברות של חברי העמותה וחידושה.
ג גזבר העמותה – תפקידיו של הגזבר יהיו:
* שליטה בחשבון הבנק.
* מורשה חתימה בחשבון.
* אחריות על ההתנהלות הכלכלית של העמותה.
* גביית כספים ומעקב אחר תשלומים.
* ריכוז חשבוניות.
ד דובר העמותה – תפקידיו של הדובר יהיו:
* אחריות על יחסי הציבור של העמותה.
* ייצוג העמותה במדיה על כל רבדיה (עיתונות, טלוויזיה, רדיו, אינטרנט וכדומה).
בנוסף לתפקידי החובה, יהיו בוועד שלושה חברים נוספים שהם בעלי זכות הצבעה וקבלת החלטות. אחד מהם ישמש מורשה חתימה נוסף בחשבון הבנק (בנוסף לגזבר).
פרט לחברי הועד ובעלי התפקידים, יהיו שני חברי ועדת ביקורת שאינם חברי ועד. חברי ועדת הביקורת לא יוכלו לקחת חלק בהצבעות מנהלת העמותה ותפקידם יהיה זהה לזה שהגדיר רשם העמותות.
כל התפקידים יבחרו באסיפה הכללית.
על מנת להגיש מועמדות לתפקיד, להיבחר לתפקיד, להיות חבר מנהלת העמותה או חבר ועדת ביקורת, על המועמד להיות חבר רשום בעל ותק של שנה לפחות בעמותה (הגבלה זו לא תחול בשנת הפעילות הראשונה של העמותה).
הבחירות שיתבצעו יהיו גלויות ובהרמת יד.
מינוי התפקידים הינו לשנה או עד לבחירה מחדש של בעלי תפקידים במסגרת אסיפה כללית.
בעלי התפקידים יבצעו את תפקידם בהתנדבות וללא שכר משום סוג.
כל החלטות העמותה במהלך השנה יתקבלו ע"י שבעת בעלי התפקידים.
בנוסף לתפקידים הרשמיים, יוקמו מספר צוותים שיקבלו את המנדט לפעול ולארגן פעילויות שונות ללא צורך בנוכחות כל אנשי המנהלת וללא התניה בחברות בוועד. פעילויות שבגינן יתכן צורך בהקמת צוות ייעודי מסוג זה הן: תערוכות, ימי עיון, כנסים, טיולים וכדומה. כמו כן, יתכן צורך בצוות או אדם שיהיו אחראים לקשר שוטף מול רשות הטבע והגנים.
צוותים אלו יהיו כפופים ליו"ר.
2. תקנון העמותה
תקנון העמותה מבוסס על תקנון מצוי. ישנו צורך להוסיף ולשנות סעיפים רלוונטיים.
ישנו צורך בגיבוש קוד אתי עליו יחתמו כל בעלי התפקידים, יתכן צורך בהכנסת סעיפים דומים לתקנון עצמו. יש לבדוק הוספת סעיפים אלו גם לטופסי ההרשמה לעמותה.
הסעיפים החשובים שיש לבדוק האם להוסיף:
• לא יכהן כבעל תפקיד במנהלת העמותה מי שהורשע בפסק דין סופי בעבירות על פי חוק העונשין תשל"ז – 1977 אשר מצויות בפרקים העוסקים ב:
פרק ז' - פגיעות בבטחון המדינה, יחסי חוץ וסודות רשמיים
פרק ח' - פגיעות בסדרי המשטר והחברה
פרק ט' - פגיעות בסדרי השלטון והמשפט
פרק י' - פגיעות בגוף
פרק יא' - פגיעות ברכוש
פרק יב' - זיוף כספים ובולים
• לא יכהן כבעל תפקיד במנהלת העמותה מי שהורשע בפסק דין סופי בעבירות על חוקי חיות הבר ובכללם התעללות בבעלי חיים וסחר בלתי חוקי בבעלי חיים.
• סעיף נוסף שיש לשלב בתקנון בענין חברות בעמותה: חבר עמותה שלא חידש את חברותו בעמותה – תוקף חברותו יפוג בפועל כחודש מיום פקיעת תוקף חברותו המקורי.
3. אתר העמותה
יש צורך בגישה (אדמיניסטרטיבית) לאתר העמותה ולתכניו על ידי אדם נוסף פרט לבן.
ההמלצה היא לאפשר למזכיר העמותה להיות הנגיש הנוסף. (בדגש על שליטה במיילים נכנסים והפצת ניוזלטר).
עלה צורך לביצוע שינויים מידיים באתר. לא נעשו שינויים באתר מאז התערוכה והתכנים אינם רלוונטיים.
יש לשמור על האתר נקי וניטראלי ככל שניתן, ללא פרסומים, באנרים וקישורים מיותרים.
ישנו צורך מיידי בהקמת פורום באתר העמותה על מנת לקדמה ולטובת מענה מיידי למתעניינים.
4. הרשמה לעמותה באמצעות כרטיס אשראי
קיבלנו הצעה לאפשר רישום לעמותה דרך אתר האינטרנט באמצעות כרטיס אשראי.
אם מתעלמים מעלות ההקמה וההטבה, הרי שהעלות לעסקה תעמוד על כ- 4 ₪ בגין כל חבר. יש להחליט אם הנוחות הטמונה בכך והרצינות שתהליך רישום זה משדר, כדאית נוכח העלות. אם מחליטים שכדאי, יש לפעול מיידית ליישום.
5. הטבות ויצירת עניין
איסוף הטבות מחנויות ובעלי עסקים לטובת חברי העמותה על מנת לייצר עניין בהרשמה לעמותה.
6. סיור הכרות
עלה רצון להוציא לפועל סיור יום בשטח שיודרך על ידי רפי יפרח (ללא תשלום). הסיור יהיה סיור הכרות ראשוני שמטרתו גיבוש חברי העמותה הקיימים ויצירת תחושת תחילת פעילות בעמותה.
דובר על סיור באזור נחל אלכסנדר ותיבחן אפשרות למפגש הדרכה במרכז ההצלה לצבי ים במכמורת.
יש לבחון: האם הסיור יהיה פתוח ולא רק לחברי העמותה? מה תהיה מגבלת הגילאים? האם להחתים את המשתתפים על אי איסוף בעלי חיים ואי פגיעה בחי ובצומח? במקרה של קטינים – האם לחייב את ההורים להגיע לנקודת הכינוס? האם להחתים הורים על אישור השתתפות? כיצד מוודאים שהחתימה מקורית?
האם ניתן להחתים את כל המשתתפים על טופס אחריות אישית לסיור על מנת להסיר אחריות מן העמותה ולחסוך את עלויות הביטוח?
7. משימות ואחריות
* בחינת עלויות הוצאת כרטיס חבר – גיאל
* פתיחת חשבון בנק ומעקב אחרי כספים ושמות נרשמים – גיאל
* תיאום ליום הסיור: אבטחה, חובש, תיאום מול הרט"ג – הדר
* ביטוח לסיור – גיאל
* איסוף הטבות לחברי עמותה – מייקי
בואו לבקר בתירסים - www.TIRASIM.co.il
